Stress, surcharge, urgence, interruption, dépersonnalisation de la relation sont des représentations souvent associées aux nouvelles technologies de l’information (NTIC). Pour autant, ces technologies ont également de nombreux effets facilitateurs :

–          sur la gestion du temps (raccourcissement des délais de réponse et de prise de décision)

–          sur la gestion de l’information (stockage et partage facilités des données,…)

–          sur l’exécution des tâches (organisation du travail, amélioration de la productivité,….)

–          sur le travail en équipe (meilleure coordination horizontale, optimisation du travail collaboratif, facilitation de la communication horizontale,…).

Le défi actuel est donc d’optimiser les effets positifs des NTIC sans en devenir esclaves ni victimes.

 Quelques chiffres

Plus d’un salarié sur 3 passe entre 1 à 2 heures par jour à lire ses e-mails.

Un salarié reçoit en moyenne 78 mails par jour, chiffre en constante augmentation.

61% des salariés ont accès à leur messagerie électronique le soir en dehors de leur bureau (voire le weekend ou pendant les vacances dans un cas sur 2). Cette consultation est source de stress pour près d’un salarié sur 2.

1 utilisateur sur 2 considère qu’une réduction du nombre de mails reçus améliorerait sa qualité de vie au travail

(données issues de l’enquête BVA/Tryane, 2012)

Agir dans l’entreprise

Reprendre le contrôle au niveau individuel

L’un des secrets est de considérer sa messagerie électronique comme une véritable boîte aux lettres . Quelques « bonnes habitudes » sont à acquérir :

–          Se programmer des plages de lecture des mails sans dépasser 1 à 3 par demi-journée (Allez-vous voir votre boîte aux lettres tous les quarts d’heure ?)

–          Déconnecter les alarmes sonores et visuelles d’arrivée d’un nouveau message (…n’oubliez pas qu’à chaque interruption vous mettrez entre 5 et 15 minutes à vous reconcentrer)

–          Ne pas envoyer immédiatement la réponse à un message (…d’autant plus important que l’échange est conflictuel). Ce conseil permet de ne pas entretenir un sentiment d’urgence, d’instantanéité, très présent actuellement dans le monde du travail (voir l’article précédent « le temps passe trop vite »).

–          Apprendre à s’organiser par le biais d’une formation « reprendre le contrôle de ses mails », qui propose de relever le défi de garder sa boîte de réception en permanence vide!  http://www.effic-homme.fr/formation/efficacite-professionnelle/ 

Agir au niveau de l’entreprise

o   Établir un diagnostic des pratiques de communication électronique au sein de son entreprise

o   Rédiger et diffuser une charte de bon usage des messageries électronique qui guidera sur les points suivants :

• Favoriser les échanges directs (pourquoi envoyer un e-mail à son voisin de bureau ?)
• N’aborder qu’un sujet à la fois en indiquant l’objet dans le contenu
• Mettre des règles au niveau de la forme (politesse, laisser ses coordonnées à la fin du message, ….)
• S’interroger sur le(s) destinataire(s) principal(ux) du message ET limiter le nombre de copies (ex : ne pas répondre à l’ensemble d’une liste de diffusion en copie). Notons par ailleurs que certaines entreprises suppriment la possibilité de faire des copies cachées, ce qui permet une plus grande transparence.
• Adapter les horaires d’envoi selon l’activité des destinataires
• Assurer l’expéditeur de la réception du message
• Gérer au mieux la fonction « gestionnaire d’absence du bureau »

o   Sensibiliser, former aux bonnes pratiques

o   Intégrer des recommandations au niveau des accords d’entreprise. Pour exemple, chez France Telecom l’accord sur l’équilibre vie privée/ vie professionnelle de 2010 intègre un « droit de déconnexion » le soir et le weekend ; l’APEC interdit l’envoi de mail entre 20 h 00 et 8 h 00, ainsi que les jours de repos et jours fériés ; Volkswagen expérimente en Allemagne la coupure de l’accès aux Blackberry professionnels après 18h.

o   Oser des journées sans mail. Canon et Sodexo se sont ainsi lancés avec succès dans l’aventure (personnellement, j’observe une grande réticence de la part des entreprises à tenter l’expérience ne serait-ce qu’une journée). Thierry Breton va jusqu’à  déclarer vouloir faire d’Atos une entreprise zéro e-mail à 2 ans…L’avenir sera alors sans doute aux « réseaux sociaux d’entreprise » et aux plateformes collaboratives.